Un organisme de formation peut disposer de plusieurs sites dans le cadre de son activité. Dans ce cas, il est qualifié d’organisme de formation “multi-sites”, possédant plusieurs lieux pour prodiguer ses formations. Un organisme dit “multi-sites” doit répondre à plusieurs critères définis par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D6316-1-1 du code du travail. Notamment, tous les sites de formation concernés doivent avoir un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme, bien que cet organisme de formation multi-sites ne soit pas obligatoirement une seule entité juridique. Pour pouvoir être classé comme tel, les sites de formation doivent également avoir le même numéro de déclaration d’activité, réaliser des actions de formation, et disposer en permanence de personnel.
Dans le cadre de la certification Qualiopi, ces organismes doivent aussi disposer d’une fonction centrale qui pilote le système qualité. Il est stipulé que cette fonction, non sous-traitable, doit faire partie de l’entité en question et doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner ce système unique et commun à tous les sites. Ils doivent aussi être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.
Il est également nécessaire pour un organisme multi-sites de fournir la liste exhaustive des sites dépendant de son numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité, cela comprend les adresses précises ainsi que les actions de formation concernées par chaque site. Les auditeurs doivent pouvoir vérifier que les conditions d’éligibilité des organismes multi-sites sont toujours valides au moment de l’audit de surveillance. Dans le cas contraire, c’est-à-dire si un des sites de formation ne répond pas à ces exigences, il ne sera pas audité pour la certification.
Enfin, le Certificat Qualiopi délivré à un organisme multi-sites mentionnera le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme, son numéro SIREN et les adresses des sites.
Ces organismes sont soumis à diverses obligations légales et réglementaires qui les obligent notamment à fournir leur numéro de déclaration d’activité ainsi que la liste des sites dépendant de ce numéro à la fois lors de la candidature à la certification Qualiopi et au moment de l’audit de surveillance. Ils sont également tenus de s’assurer que chaque site respecte au minimum les exigences du référentiel national qualité. Un réseau d’entités possédant chacune un numéro de déclaration d’activité ou un organisme dont des salariés sont en télétravail ne sont pas considérés comme des organismes multi-sites. Ces précisions ont été apportées par l’arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation.
